U neuobičajenim okolnostima koje su nastale kao rezultat pandemije korona virusa (COVID-19), veoma brzo je došlo do negativnih posledica u realizaciji projekata koji su podrazumevali kreiranje offline događaja. Događaji su se najčešće odlagali, a potom i otkazivali. To je dovelo u rizik ciljeve projekata i bilo je potrebno naći način da se uprkos okolnostima, projekti ipak realizuju, bez kompromisa kada je kvalitet u pitanju.

U ovakvim i sličnim situacijama, važno je reagovati agilno, kreativno i biti otvoren za nove opcije i rešenja. Držeći se ovakvog pristupa situaciji, klijentima koji su imali i imaju potrebu da organizuju velike offline događaje u vreme strogih mera uzrokovanih pandemijom, predložili smo višestruko korisno rešenje – organizovanje kvalitetnog online događaja. 

Iako su mnogi od nas na početku online događaje percipirali kao nužan odgovor na aktuelnu situaciju, iskustvo je pokazalo da je ipak u pitanju napredna solucija sa brojnim benefitima.

Ali, kako je bilo na samom početku? – Krenimo redom.

Offline vs. online događaji

Na samom početku možemo objektivnim argumentima predstaviti prednosti online događaja u odnosnu na offline evente, koji su većini klijenata poznat, siguran teren i način da se uspešno organizuju konferencije, radionice ili da se predstave i ispromovišu nove usluge i proizvodi. 

Sasvim su jasne prednosti offline događaja – čari networkinga uživo, sklapanja novih poznanstava i osveženja starih novim susretima. Postoji i jedan psihološki momenat, naročito važan za offline evente na koje dolazimo iz drugog grada ili udaljenijeg mesta – upravo zbog razloga geografske razdaljine, nećemo se lako odlučiti da napustimo event, čak ni u slučaju kada sadržaj ne odgovara našim očekivanjima ili interesovanjima.  Nismo spremni da našu investiciju u event – u vidu vremena, putovanja, spremanja, možda i kotizacija, pustimo da “propadne”. Potom, kao prednosti tu su i prijatnost atmosfere na koje utiču enterijer u kome se odvija događaj, posluženje, pokloni za posetioce, direktna i spontana interakcija među posetiocima i učesnicima ili izlagačima tokom pauza na događaju i slično.

Međutim, ove prednosti ne postoje ili su manje važan faktor na online događajima. Oni podrazumevaju najčešće komfor iz kućne fotelje, opuštenu a manje zvaničnu atmosferu. Na online event se “stiže” jednim klikom, samim tim potreban je i minimalan napor da se event lako i brzo napusti. Ne postoje direktne, razgovorne interakcije koje su važna i draga karakteristika offline događaja. Samim tim, osećaj bliskosti, dinamičnosti i zajednice okupljene oko istog cilja ili zajedničke teme interesovanja može da izostane. Kako je, onda, uopšte moguće napraviti kvalitetan online događaj?

Kvalitetan online događaj

Prvi korak podrazumeva izbor kvalitetne platforme za streaming dešavanja. Što bi značilo – pronaći stabilnu platformu, koja odgovara na potrebe projekta i čija tehnička podrška je vrlo responzivna i spremna da brzo odreaguje usled bilo kakvih smetnji na platformi tokom samog prenošenja događaja online putem. Aspekti platforme koje bismo, takođe, trebalo da uzmemo u obzir su kompleksnost procesa registracije i prijave, kompatibilnost platforme sa različitim uređajima, stabilnost strima za učesnike, dužina online sesije, kao i ukupan broj predavača i učesnika koje platforma može da podrži. Pored tehničkih karakteristika, na izbor platforme treba da utiče i kakvo korisničko iskustvo će naši predavači i učesnici imati. Dobro korisničko iskustvo će pomoći predavačima da se fokusiraju na svoje predavanje, a ne na platformu, a učesnicima da imaju jednostavan pristup događaju i isprate teme koje ih zanimaju bez tehničkih problema.

Naredni korak proizilazi iz sada već svima poznate “Content is king” krilatice Bila Gejtsa. Zapravo, ispravnije bi bilo reći – ovo je korak koji prethodi svim koracima – a to je osmišljanje sadržaja online događaja. 

Sadržaj događaja mora biti vrhunski kvalitetan i zanimljiv da bi jednostavan klik na isključenje sa live eventa, potpuno otišao u zaborav i obezbedio nam lojalne pratioce online događaja. Da bismo bili sasvim sigurni da polaznici neće lako napustiti naš live event, ključno je da na kvalitetne, relevantne teme odgovaraju vešti govornici i stručnjaci iz industrije iz koje sadržaj proizilazi. 

Često se dešava da su eksperti iz određenih oblasti poznati samo užem krugu posetilaca, međutim, ukoliko je cilj događaja da privuče što više polaznika i osvesti ih o određenom problemu ili temi, sjajan način jeste uključivanje u program odgovarajućih influensera ili istaknutih, poznatih članova javnosti, koji bi, potom, svojom popularnošću privukli veći broj ciljne grupe podstičući ih da se prijave i pohađaju online događaj.

Jedna od značajnih pogodnosti online eventa je veća dostupnost – kako predavača, koje sada lakše možemo da uključimo u događaj i diskusiju, čak i ako su negde remote; tako i učesnika koji, uprkos gustim rasporedima, mogu da isprate naš događaj gde god da se nalaze.

Po pripremi agende online događaja, važno je planirati odgovarajući period promocije na online kanalima – koji će obezbediti ciljnog grupi sve servisne informacije o događaju (vreme trajanja, način prijave, teme, ko su predavači i govornici). Ukoliko planska najava online dešavanja izostane, vrlo je verovatno da ćemo se suočiti sa slabom posećenošću događaja uprkos tome što sam sadržaj koji nudimo pouzdano donosi kvalitet pred pratioce. Optimalni period trajanja promocije koji može obezbediti solidne rezultate jeste 3 nedelje do mesec dana.

Kako bismo polaznicima online događaja obezbedili što prijatniju atmosferu – potrebno je da kroz različite mehanizme animacije nadoknadimo nedostatak osećaja zajedništva koji je karakterističan za offline dešavanja. Stoga su u pauzama između predavanja dobrodošle “speed dating” aktivnosti, koje podstiču online networking između polaznika događaja, potom razni poll-ovi i zanimljive kviz aktivacije, Q&A programi i panel diskusije, koji će probuditi uspavani element interaktivnosti online događaja. Uz kvalitetan sadržaj i govornike, ohrabrivanje interakcije tokom online dešavanja i dobru promociju, koja će uticati na volumen posete online događaja, na pragu smo realizacije online eventa čija masovnost i kvalitet mogu ne samo da pariraju već i da prevaziđu offline dešavanja i njihova moguća ograničenja.

Pozitivna strana organizacije online eventa je ta što su troškovi same organizacije događaja, koji je rasterećen visoke produkcije i pozivanja učesnika i govornika na dešavanje – znatno povoljniji, jer npr. ne postoje troškovi zakupa studija, prevoza, smeštaja, hostinga učesnika događaja i slično.

Online događaji u budućnosti

Pandemija je u velikoj meri ubrzala digitalizaciju svih industrija u celom svetu, pa je imala svoj snažan uticaj i na evente. Razne online konferencije, webinari i edukacije su eksplodirale u ovom periodu, a benefit ovog ubrzanog razvoja su osetili svi – predavači kojima su se otvorili potpuno novi kanali na kojima su mogli da kažu ono što imaju; i učesnici koji su imali veliki izbor tema i formata koje su mogli da isprate iz sigurnosti svog doma. Na kraju, online eventi su doprineli i kvalitetu samih predavanja – jer nas ne drži mesto na koje smo došli, ni ketering koji nas čeka, već ono što slušamo i učimo.

Iako se svi nadamo stabilizaciji stanja i vraćanju u iz new normal u dobri, stari normal, činjenica je da prakse koje su nam se otkrile u situacijama kada smo bili primorani da ih koristimo – poput organizacije online događaja – sasvim sigurno postale dobre i poželjne i za budućnost pred nama. 

Pored toga što su online eventi povoljniji sa aspekta ukupnog troška, pokazali su se pozitivnim iskustvom jer, konkretno u slučaju organizacije takve vrste događaja pomeraju fokus striktno na kvalitet sadržaja, ne rasipajući energiju organizatora na “pakovanje”, odnosno formu i fizičku infrastrukturu – što je čest slučaj pri pripremi offline događaja. Ukoliko želite da se oprobate u organizaciji ovakvih dešavanja, jedno je sasvim izvesno, bilo bi nam zadovoljstvo da budemo i vaša podrška i partner u realizaciji uspešnih online događaja – kontaktirajte nas!

Da li će online eventi kakve danas posećujemo nestati u budućnosti?

Pandemija nas je naučila da sve vreme pratimo i analiziramo situaciju, brzo reagujemo i prilagođavamo se, i budemo otvoreni za nova rešenja. Imajući to u vidu, online eventi vrlo izvesno neće nestati, nego će nastaviti da se razvijaju i transformišu.

Već sada imamo tzv. hibridne evente, gde se praktično offline event (sniman u studiju) strimuje za učesnike koji su online. Ovaj koncept će se sigurno dalje razvijati u pravcu veće integracije ova dva “sveta”. Da li će eventi u budućnosti imati i offline i online učesnike, ili ćemo hrabrije uključivati u offline evente online predavače koji iz nekog razloga ne mogu da stignu do mesta događaja, ostaje da vidimo.

Autori: 

Ivana Todorović

Adorjan Kurucz